Financiën

• Hogere salarislasten ad € 128.000,00 vanwege de generieke salariskostenstijging en extra formatie;
• Lagere inhuurkosten ad € 137.000,00 vanwege de extra formatie vanaf 2018;
• Lagere overheadverrekening vanwege andere toerekening grondexploitatie ad € 31.000,00. Alleen de toerekening van de overhead aan de complexen van de actieve grondpolitiek mogen geboekt worden en die van de passieve grondpolitiek niet meer;
• Lagere lasten ad € 23.000,00 vanwege de incidentele wervingsprocedure voor een gemeentesecretaris in 2017;
• Lagere lasten ad € 108.000,00 vanwege het incidentele budget Digitaal Archief dat in 2017 dient te worden afgerond en daarmee niet wordt begroot in 2018;
• Lagere lasten ad € 70.000,00 vanwege incidenteel budget Nieuwe Dienstverlening dat in 2017 dient te worden afgerond en daarmee niet wordt begroot in 2018;
• Lagere lasten ad € 21.000,00 vanwege incidentele overhevelingen vanuit 2016 naar 2017, in het kader van het opleidingsbudget en de salarisadministratie;
• Lagere lasten ad € 10.000,00 vanwege  het digitaliseren van de personeelsdossiers dat in 2017 wordt uitgevoerd;
• Hogere ICT lasten ad € 13.000,00 voor het beter doorgeleiden van gegevens;
• Lagere lasten vanwege incidentele kosten in 2017 voor de aanschaf van een softwarescanner ad

€ 6.000,00;

• Hogere lasten ad € 5.000,00 vanwege de overheveling van het archief vanuit LOG;
• Hogere incidentele lasten ad € 15.000,00 voor vorming en opleiding voor specifiek de afdeling VVH;
• Hogere incidentele ad € 41.000,00  vanwege extra eenmalige werkzaamheden voor DIV vanwege de implementatie van InProces;
• Lagere lasten vanwege incidentele extra raming voor juridisch advies in 2017 ad € 8.000,00;
• Lagere afschrijvingen ad € 34.000,00.

• Hogere doorberekening van de salarislasten vanwege de generieke salariskostenstijging ad € 9.000,00;
• Hogere baten vanwege subsidie voor de te plaatsen zonnepanelen ad € 5.000,00.

De mutaties in de meerjarenbegroting hebben betrekking op:

• een stijging van de salarislasten met 1,50% vanwege de te verwachtte generieke loonkostenstijging;
• een stijging van de budgetten met 1,70% vanwege de te verwachtte prijsstijging (inflatie);
• een stijging van de inkomsten van derden met 1,50% vanwege de te verwachtte prijsstijging (inflatie);

Exploitatie

Binnen de organisatie zijn er veel signalen van een hoge werkdruk. Dit signaal is bekrachtigd in het in 2016 gehouden medewerkertevredenheidsonderzoek. Op het moment dat de balans tussen de werkbelasting en de belastbaarheid van de medewerker verstoord raakt, spreekt men van werkdruk. Dat leidt tot gezondheidsklachten.
De verzuimstatistieken laten zien dat er een toename is van verzuim wat om die reden als werkgerelateerd kan worden aangemerkt. De hoeveelheid projecten, veranderende wetgeving en autonome ontwikkelingen zoals bv binnen het sociaal domein en de Omgevingswet werken door binnen de gehele organisatie. Medewerkers zijn toegewijd en bereid om een stapje harder te lopen, echter is de grens van wat van mensen mag worden verwacht op meerdere plaatsen in de organisatie bereikt en zelfs overschreden. Gevolgen hiervan zijn (langdurig) verzuim en inhuurkosten om uitval op te vangen. Een aantal concrete voorbeelden hiervan zijn:

• Sociale Zaken: de ontwikkelingen binnen het sociaal domein; de transities werken blijvend door tot in de gehele organisatie;
• Invoering van de Omgevingswet vraagt om de nodige inspanningen;
• Veranderende dienstverlening vraagt om een andere en intensievere inzet van de communicatiemensen en -middelen zoals social media en de website.
• Invoering van de kwaliteitscriteria op het gebied van veiligheid, toezicht en handhaving.

Uit de gemeentelijke benchmark van bureau Berenschot (eind 2015) is gebleken dat de gemeente Goirle gemiddeld 19% minder formatie inzet dan gemeenten van vergelijkbare grootte uit de referentiegroep. De formatie is nu niet meer toereikend om alle taken (met inzet van eigen medewerkers) uit te voeren. Met nog meer taken en autonome ontwikkelingen die op ons afkomen zal deze ontwikkeling zich alleen maar doorzetten. Nadrukkelijk zal moeten worden bezien hoe dit kan worden aangepakt. Zowel in de preventieve als in de reactieve sfeer. Hierbij kan worden gedacht aan prioritering passend bij de personeelsomvang, bieden van afdoende coaching en opleidingen. UItbreiding van de formatie in 2018 zal nodig zijn om alle taken te kunnen blijven uitvoeren en inhuur van externen te beperken. Voor een nadere specificatie van de incidentele en structurele uitbreidingen van de formatie zie bijlage 3.

In verband met de substantiële uitbreiding van de formatie wordt ook rekening gehouden met een bedrag per personeelslid van € 7.500,00 voor bijkomende kosten zoals de inrichting van de werkplek, de bijdrage per werkplek voor ict e.d.
Omdat op diverse plekken er sprake is van het inwisselen van tijdelijke inhuur naar vaste formatie wordt voor dit onderdeel rekening gehouden met 10 medewerkers.

a.   Projectleiding  zaakgericht werken

Voor de tijdelijke uitbreiding voor de projectleiding zaakgericht werken wordt een budget gereserveerd van € 10.000,00.

b.   Extra inhuur/finetunen zaaktypes

Hiervoor wordt een budget, eenmalig, gereserveerd van € 8.100,00.

c.   Implementatie ZGW Soza

We verwachten dat er een "doorrol" zal zijn van dit deelproject in 2018. Het inrichtingen van alle Soza-processen en de implementatie van de nieuwe werkwijze, het opleiden van de medewerkers, en de nazorg hierop, loopt nog door in Q1 en Q2  van 2018

d.   KCC Functionaliteit

Voor het inrichten, implementeren, opleiden en trainen van het KCC

e.   Business case vergunningen VVH

Inrichting ZGW afdeling VVH (VVH) op basis van concept businesscase.
De inrichting / aansluiting van de vergunningsprocessen in het zaaksysteem zal zowel interne capaciteit van de afdeling vergen, als externe capaciteit. Hierbij denken we aan externe technische kennis voor functioneel beheer in het VTH domein en externe projectleiding.

f.   Doorontwikkeling per afdeling (OND)

Voor de doorontwikkeling per afdeling zal in 2018 ook aandacht zijn. Rondgang per afdeling welke werkprocessen er specifiek kunnen worden ingericht in het zaaksysteem. Uitfaseren van GRS als archiefsysteem. Vervangingsbesluit. Optimaliseren dienstverlening m.b.v. het zaaksysteem, nieuwe webformulieren.

g.   Implementatie nieuwe user interface van InProces (OND)

De aanpak voor de implementatie van de nieuwe User Interface  wordt opgesteld in overleg met de leverancier en uitrol vindt naar verwachting Q3 en Q4 van 2018 plaats.

Een onderdeel van het Nieuwe Werken is dat er behoefte is naar plaats-onafhankelijk werken. Ook de invoering van het zaakgericht werken draagt hierin bij. Zaakgericht werken maakt het mogelijk een proces van voor tot achter geheel digitaal af te handelen. Digitaal werken, digitaal vergaderen, een dossier 'onder de arm' ergens mee naartoe nemen, het zijn allemaal factoren die aanleiding geven tot de wens om meer dan nu plaats onafhankelijk te kunnen werken. Het huidige aanbod van ICT-middelen dient hiertoe te worden uitgebreid met een keuzemogelijkheid voor een laptop of tablet. Dit leidt tot een verhoging van de kosten per werkplek en hiertoe dient het ICT budget te worden opgehoogd.
Kosten: € 15.000,00 structureel.

In de agendacommissie is afgesproken om in juni 2017 een aanpak neer te leggen om met de gemeenteraad papierloos te gaan werken. Indien hiervoor wordt gekozen dient duidelijk te worden welke kosten hier aan verbonden zijn. Kosten zijn mede afhankelijk van de keuzes die uiteindelijk gemaakt worden. Voor nu ramen we een voorlopig bedrag.
Kosten: € 5.000,00 (licenties etc), € 2.000,00 overig eenmalig/implementatie.

Om de transitie naar de nieuwe rechtspositie van ambtenaren goed te laten verlopen is het nodig dat we juridisch advies kunnen inwinnen om tot op organisatie- maar ook op individueel niveau de overgang zo goed mogelijk vorm te geven. De post voor juridische advisering op het gebied van rechtspositie dient hiertoe eenmalig te worden verhoogd.
Kosten: € 15.000,00.